كيف يمكنك تحدد موعدًا باللغة الإنجليزية

يعد تحديد المواعيد والتعامل معها أمرًا ضروريًا لأولئك الذين يتعلمون اللغة الإنجليزية للأعمال ويتطلبون بعض المهارات التنظيمية الأساسية. ستساعدك القدرة على تحديد المواعيد، الرسمية وغير الرسمية، وتغيير المواعيد أو إلغائها، وتأكيد المواعيد بكفاءة ووضوح على إدارة وقتك بكفاءة، وتساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية، وتساعدك على تخفيف التوتر.

في هذا المنشور، سنقدم لك بعض النصائح لتحديد وإدارة جدولك الزمني، ونوضح لك كيفية تحديد موعد باللغة الإنجليزية عبر الهاتف والبريد الإلكتروني، وكيفية إلغاء موعد، وكيفية تغيير تاريخ أو وقت الموعد، والاعتذار عن التغييرات وكيفية طلب التأكيد.

أفضل الممارسات لتحديد المواعيد

استخدم مخطط يومي أو تقويم رقمي. تساعدك هذه على تخطيط وتنظيم يومك. يجب كتابة المواعيد في مخططك أثناء تحديدها. تتمثل إحدى مزايا التقويم الرقمي، مثل تقويم Google، في أنه يمكنك الوصول إلى أي جهاز ويمكنك الرجوع إليه بسرعة عند تحديد مواعيد جديدة.

  • يجب أن تكون المهمة الأولى كل صباح هي إلقاء نظرة على التقويم الخاص بك حتى تتمكن من تصوير يومك والتخطيط له.
  • إذا كان لديك عدد من المواعيد التي يتعين عليك إجراؤها في وقت واحد، فقم بترتيبها من حيث الأهمية. تأكد من جدولة أهمها أولاً لتترك لنفسك أكبر قدر من المرونة.
  • حاول جدولة المواعيد في نفس المنطقة العامة في نفس اليوم. هذا سيوفر في الوقت والمصاريف.
  • اترك لنفسك فترة زمنية تتراوح بين 15 و20 دقيقة في وقت السفر للوصول إلى موعد. سيساعدك هذا في التعامل مع تأخيرات المرور أو العبور.
  • قم بعمل قائمة هاتف مطبوعة كل يوم لجهة اتصال موعدك. يمكن أن يكون هذا مفيدًا جدًا إذا تعطلت خدمة هاتفك المحمول.

كيفية تحديد موعد عن طريق البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية

في العديد من الحالات، إن لم يكن معظمها، استبدل البريد الإلكتروني المكالمات الهاتفية كطريقة مفضلة لتحديد موعد. هذا يعني أن القدرة على تحديد موعد عن طريق البريد الإلكتروني هي مهارة مهمة لأولئك الذين يتعلمون اللغة الإنجليزية للأعمال.

إذا كنت تحدد الموعد الأول وتكتب إلى شخص لا تعرفه، فتأكد من تقديم معلوماتك الأساسية وسبب طلب موعد.

 

الكتابة إلى شخص لا تعرفه

إذا كنت لا تعرف الشخص، فسيلزمك تقديم بعض المعلومات الأساسية عنك أو عن شركتك. فيما يلي بعض الأمثلة التي تعتبر محادثات اللغة الإنجليزية التجارية النموذجية.

I am _________ (the company information if appropriate) and I would like to meet with you to discuss…

My name is _______. and I’d like to meet with you to talk about…

أمثلة من رسائل البريد الإلكتروني الرسمية

  1. I’d want to schedule a meeting time and location for us to talk.

أود أن أحدد موعدًا ومكانًا للاجتماع حتى نتحدث.

  • I’d like to schedule a meeting to review…

أرغب في تحديد موعد لاجتماع لمراجعته.

 أمثلة على رسائل البريد الإلكتروني الحيادية

  1. Might we review during our meeting on Thursday?

قد نراجع خلال اجتماعنا يوم الخميس؟

  • We ought to get together soon to talk about What time would be most suitable for you?

يجب أن نجتمع معًا قريبًا للتحدث حول ما هو الوقت الأنسب لك

تأكيد الموعد

احرص دائمًا على تأكيد المواعيد عند تحديدها. عند تحديد موعد باللغة الإنجليزية عبر الهاتف، تأكد من تأكيد الموعد عن طريق تكرار تاريخ ووقت الاجتماع مرة أخرى للطرف الآخر والسؤال عما إذا كان ذلك صحيحًا. يجب أن يكون هذا من آخر الأشياء التي تفعلها قبل إنهاء المحادثة.

عند استخدام البريد الإلكتروني، يجب عليك تأكيد الموعد فورًا بمجرد أن يتم تحديد موعده:

  • Thank you for your response. I look forward to meeting you on Tuesday, October 1st at 10 am.
  • Thanks, see you on Tuesdays at 10. (informal)

يجب عليك أيضًا تأكيد المواعيد في اليوم السابق برسالة بريد إلكتروني قصيرة…

‫0 تعليق

اترك تعليقاً